Standardzertifikat für ein Hotel auf Bali: so läuft es ab
Für das Hotelgeschäft auf Bali reicht die Unternehmensregistrierung allein nicht aus. Je nach den Merkmalen des Objekts legt das staatliche System die Risikostufe und die Liste der erforderlichen Genehmigungen fest. Für Hotels mit mittlerem bis hohem Risiko ist das Sertifikat Standar Usaha Pariwisata erforderlich – das Zertifikat der Konformität mit den Standards des Tourismusgeschäfts.
Das Zertifikat bestätigt, dass das Hotel den festgelegten Anforderungen entspricht. Vor seiner Ausstellung führen Vertreter der zuständigen Behörde eine Vor-Ort-Prüfung direkt im Objekt durch.
Das Zertifikat zu erhalten bedeutet nicht nur, einen Antrag im staatlichen System auszufüllen. Vor der Einreichung muss geprüft werden, ob die Genehmigungsunterlagen der tatsächlichen Tätigkeit des Hotels entsprechen, die Dokumente vorbereitet und sichergestellt werden, dass das Objekt selbst für die Prüfung bereit ist.
In der Praxis zeigen sich gerade in dieser Phase häufig Unstimmigkeiten, die im laufenden Hotelbetrieb nicht auffielen. Zum Beispiel kann der Tätigkeitscode im staatlichen System nicht mehr der aktuellen Tätigkeit entsprechen, die Unternehmensdaten können von den tatsächlichen abweichen, und ein Teil der Dokumente kann eine Aktualisierung erfordern.
Infolgedessen lässt sich der Antrag nicht „so wie er ist" einreichen. Zunächst muss der gesamte Genehmigungsteil in Ordnung gebracht werden.
Mit genau einer solchen Situation wandte sich kürzlich die Verwaltungsgesellschaft eines Vier-Sterne-Hotels auf Bali an uns. Das Hotel war bereits in Betrieb, verfügte jedoch nicht über das Standardzertifikat. Für Hotels mit mittlerem bis hohem Risiko reicht die Unternehmensregistrierung allein nicht aus – es müssen die Zertifizierung und die Vor-Ort-Prüfung durchlaufen werden.
Das Fehlen des Zertifikats kann nicht nur bei Prüfungen zum Problem werden. Unstimmigkeiten in den Genehmigungsunterlagen des Hotels können bei der Beantragung oder Verlängerung anderer Genehmigungen sowie bei der Zusammenarbeit mit Buchungsplattformen auftreten und den Geschäftsbetrieb künftig erschweren.
Vor der Einreichung des Antrags führten wir eine vollständige Prüfung der Genehmigungsunterlagen durch und stellten mehrere Punkte fest, die korrigiert werden mussten. So erwies sich der Tätigkeitscode im System als veraltet. Außerdem stimmte die Adresse in den Gründungsdokumenten nicht mit der tatsächlichen Adresse des Objekts überein.
Wären diese Dokumente sofort zur Zertifizierung eingereicht worden, hätten die Unstimmigkeiten erst im laufenden Verfahren beseitigt werden müssen. Deshalb haben wir die Dokumente zunächst mit der tatsächlichen Tätigkeit des Hotels in Einklang gebracht und sind erst danach zur Ausstellung des Zertifikats übergegangen.
Wir prüfen die Genehmigungsunterlagen
In der ersten Phase prüften wir die Unternehmensdaten und das Genehmigungsprofil in den staatlichen Systemen. Bei der Prüfung stellten wir mehrere Abweichungen fest.
Der erste Punkt betraf den Tätigkeitscode. Im System war ein veralteter Code angegeben, der mit der tatsächlichen Tätigkeit des Hotels in Einklang gebracht werden musste.
Anschließend prüften wir das PKKPR – die Dokumente zur Übereinstimmung der Raumnutzung.
Ein gesondertes Problem zeigte sich bei der Adresse. Die Adresse in den Gründungsdokumenten des Unternehmens wich von der tatsächlichen Adresse des Objekts ab. Zunächst nahm der Kunde die Änderungen im Handelsregister vor, und erst danach setzten wir die Vorbereitung der Zertifizierung fort.
Solche Unstimmigkeiten müssen vor der Einreichung des Antrags erkannt und behoben werden. Ein falscher Code oder eine nicht übereinstimmende Adresse können den Unternehmer um mehrere Schritte zurückwerfen und die Bearbeitungsdauer erheblich verlängern.
Welche Dokumente für die Zertifizierung erforderlich sind
Nachdem die grundlegenden Unternehmensdaten in Ordnung gebracht worden waren, gingen wir zur Vorbereitung der Dokumente für das Standardzertifikat über.
Je nach konkretem Objekt kann die Liste der Dokumente variieren, in diesem Fall waren jedoch erforderlich:
die mit dem Bau des Objekts verbundene Genehmigung;
die Umweltdokumente;
die Dokumente zur Anmeldung der Mitarbeiter im Sozialversicherungssystem;
der Antrag auf Durchführung der Verifizierung;
der Selbsteinschätzungsfragebogen zur Bereitschaft des Objekts hinsichtlich der Standardanforderungen.
Wir prüften außerdem den ausgefüllten Fragebogen und schickten ihn dem Kunden mit konkreten Anmerkungen dazu zurück, welche Angaben zu ergänzen und welche Dokumente noch erforderlich waren.
Besondere Aufmerksamkeit musste den Fotos des Objekts gewidmet werden. Die Fotodokumentation erscheint als einfacher Teil des Pakets, doch gerade das Fehlen der benötigten Fotos oder ihre Nichtübereinstimmung mit den Anforderungen verzögert häufig die Vorbereitung des Antrags.
Wie man sich auf die Vor-Ort-Prüfung vorbereitet
Nach der Vorbereitung der Dokumente wird der Antrag auf das Standardzertifikat über das staatliche System eingereicht. Damit ist die Arbeit jedoch noch nicht beendet.
Nach der Antragstellung wird eine Vor-Ort-Prüfung des Hotels durchgeführt. Vertreter des Tourismusamts kommen zum Objekt und prüfen dessen Übereinstimmung mit den Standardanforderungen. Für den Besuch der Prüfer muss nicht nur das Hotel selbst, sondern auch die Dokumentation vorbereitet werden.
Vor der Prüfung erklärten wir dem Kunden im Voraus:
welche Dokumente in einer Mappe zusammenzustellen sind;
was direkt vor Ort bereit sein muss;
welche Unterlagen die Prüfer möglicherweise benötigen;
wer die Kommission empfangen soll;
wie der Ablauf der Prüfung seitens des Hotels zu organisieren ist.
In diesem Fall verlief die Prüfung durch das Tourismusamt der Provinz Bali in einem einzigen Besuch.
Nach der Prüfung begleiteten wir das Verfahren weiter bis zur endgültigen Genehmigung und übergaben dem Kunden anschließend das fertige Zertifikat.
Von der Zahlung bis zum Erhalt des fertigen Zertifikats vergingen sechs Wochen. Etwa zwei davon benötigte der Kunde für das Zusammenstellen der Dokumente auf seiner Seite.
Was der Hotelbesitzer schon jetzt prüfen sollte
Wenn ein Hotel, eine Villa oder ein Gästehaus bereits in Betrieb ist, das Standardzertifikat aber noch nicht ausgestellt wurde, beginnt man besser nicht mit der Antragstellung, sondern mit der Prüfung des aktuellen Status des Unternehmens.
Zunächst sollte Folgendes geprüft werden:
Tätigkeitscode. Entspricht er dem, was das Objekt derzeit tatsächlich tut? Das zu prüfen ist besonders wichtig nach Änderungen der KBLI-Klassifikation. So ist beispielsweise in der geltenden KBLI-2025-Klassifikation für Vier-Sterne-Hotels ein eigener Code vorgesehen – 55102 (Aktivitas Hotel Bintang Empat). Nach Änderungen der Klassifikation können alte Codes der tatsächlichen Geschäftstätigkeit nicht mehr entsprechen.
Risikostufe. Von ihr hängt ab, welche Genehmigungen und Verfahren gerade für Ihr Objekt verpflichtend sind.
PKKPR und andere grundlegende Genehmigungen. Die Dokumente müssen dem tatsächlichen Objekt und der Art der Tätigkeit entsprechen.
Adresse. Die Rechtsdokumente des Unternehmens, die staatlichen Systeme und die tatsächliche Adresse des Hotels müssen miteinander übereinstimmen.
Objektunterlagen. Baugenehmigungen, Umwelt- und Hygienedokumente sowie weitere für die jeweilige Geschäftskategorie vorgesehene Dokumente müssen in Ordnung sein.
Bereitschaft des Hotels selbst. Bei der Zertifizierung geht es nicht nur um Unterlagen. Bei der Prüfung wird bewertet, ob das Objekt den festgelegten Standards entspricht, daher lohnt es sich, Infrastruktur, Personal, Arbeitsorganisation und interne Abläufe im Voraus zu prüfen.
Wie Legal Indonesia solche Projekte begleitet
Bei der Hotellizenzierung ist die Antragstellung nur einer der Schritte. Wird ein Problem erst nach der Einreichung entdeckt, muss der Unternehmer zu den vorangegangenen Schritten zurückkehren: den Tätigkeitscode korrigieren, die Unternehmensangaben ändern, Dokumente ergänzen oder Unstimmigkeiten am Objekt beseitigen.
Deshalb beginnen wir mit der Prüfung der gesamten Genehmigungskette. Anschließend bringen wir die Dokumente in Einklang, stellen das Paket zusammen, reichen den Antrag ein und bereiten das Objekt auf die Vor-Ort-Prüfung (Verifizierung) vor. Danach begleiten wir die Vor-Ort-Prüfung und führen das Verfahren bis zum Erhalt des Zertifikats.
Unsere Aufgabe besteht nicht nur darin, den Antrag im staatlichen System einzureichen, sondern den gesamten Prozess bis zum Ergebnis zu führen.
Wenn Ihr Hotel bereits in Betrieb ist, Sie sich aber nicht sicher sind, ob seine Genehmigungsunterlagen den aktuellen Anforderungen entsprechen, empfiehlt es sich, zunächst eine Prüfung durchzuführen. So lassen sich Probleme vor der Antragstellung erkennen und nicht erst nach einer Ablehnung oder einer Aufforderung zur Korrektur.
Legal Indonesia begleitet die Ausstellung von Standardzertifikaten in allen Phasen – von der Prüfung der Genehmigungsunterlagen über die Vor-Ort-Prüfung bis zum Erhalt des fertigen Zertifikats.
