Panduan untuk Merekrut Karyawan di Indonesia
1. Pencarian Karyawan
Independen :
Lowongan pekerjaan di platform internet khusus (JobStreet, LinkedIn, dll.);
Iklan di media sosial, surat kabar, atau situs web perusahaan.
Pameran kerja dan program universitas.
Melalui Agen : Agen perekrutan membantu Anda menemukan staf yang memadai dan berkualifikasi. Biaya layanan agen bergantung pada tingkat posisi dan dapat bervariasi dari 10% hingga 30% dari gaji tahunan karyawan.
2. Evaluasi dan Seleksi Kandidat
Wawancara : Lakukan wawancara terstruktur untuk menilai keterampilan profesional dan kesesuaian budaya perusahaan.
Tes : Jika diperlukan, gunakan tes profesional untuk menilai keterampilan.
Revisi rekomendasi : Hubungi pemberi kerja sebelumnya untuk mengonfirmasi pengalaman dan reputasi kandidat Anda.
3. Kontrak Kerja
Setelah memilih kandidat yang sesuai, perlu untuk membuat kontrak kerja yang dapat berupa:
PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) – kontrak jangka waktu tertentu. Kontrak semacam itu dapat dibuat untuk pekerjaan proyek (tidak lebih dari 21 hari per bulan dan tidak lebih dari 3 bulan), pos musiman atau untuk masa percobaan. Masa berlakunya dibatasi pada kemungkinan pembaruan maksimal 5 tahun. Anda tidak dapat menggunakan periode percobaan.
PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) – kontrak kerja waktu tidak tentu. Ini mengandaikan hubungan kerja jangka panjang dan memerlukan pembenaran pemutusan kerja.
- Anda dapat menggunakan masa percobaan di Indonesia yang berlangsung hingga 3 bulan secara resmi. Dalam praktiknya, ini bisa berlangsung hingga 6 bulan. Jangka waktu ditentukan oleh pemberi kerja berdasarkan kompleksitas posisi dan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Masa percobaan harus ditetapkan dengan jelas dalam kontrak kerja. Jika tidak ditentukan, karyawan dianggap bekerja penuh waktu segera setelah penandatanganan kontrak. Selama masa percobaan, karyawan memiliki hak yang sama dengan karyawan lainnya, termasuk hak untuk pembayaran tepat waktu. Namun, selama masa percobaan, pemberi kerja memiliki hak untuk mengakhiri kontrak dengan karyawan tanpa ganti rugi jika karyawan tidak memenuhi persyaratan posisi. Dimungkinkan juga untuk tidak mendaftarkan BPJS selama masa percobaan.
Kontrak harus dibuat secara tertulis dan mencakup informasi tentang tanggung jawab pekerjaan, gaji, jam kerja, kondisi pemutusan kerja, serta rincian tentang jaminan sosial dan medis.
4. Pendaftaran Karyawan
Pemberi kerja wajib mendaftarkan semua karyawan dalam sistem jaminan sosial BPJS Ketenagakerjaan (termasuk jaminan pensiun dan kecelakaan kerja) dan BPJS Kesehatan (asuransi kesehatan). Pendaftaran wajib untuk semua karyawan, termasuk karyawan sementara dan tetap, dan merupakan tanda resmi bahwa karyawan telah resmi dipekerjakan.
5. Peluang Kerja untuk Karyawan Asing
Ini adalah prosedur yang kompleks yang melibatkan pengumpulan banyak dokumen dan mematuhi kuota dengan kemungkinan hanya menduduki beberapa posisi tertentu:
Kontrak Kerja : Karyawan asing harus memiliki kontrak kerja tertulis dengan pemberi kerja mereka. Durasi kontrak kerja biasanya dibatasi hingga masa berlaku visa kerja mereka dan dapat bervariasi antara 6 hingga 12 bulan dengan kemungkinan perpanjangan.
RPTKA : Dokumen ini adalah bagian dari prosedur mendapatkan izin kerja untuk orang asing. Ini adalah konfirmasi bahwa perusahaan membutuhkan spesialis asing secara wajar dan posisinya.
IMTA : Izin kerja yang dikeluarkan oleh pemberi kerja melalui Kementerian Tenaga Kerja Indonesia.
KITAS KERJA : Izin tinggal sementara untuk pekerja asing, memberikan hak untuk bekerja di Indonesia.
BPJS (Jaminan Kesehatan dan Sosial) juga harus mendaftar dalam sistem ini.
Karyawan Lokal : Pemberi kerja wajib mempekerjakan warga negara Indonesia dalam perusahaan untuk mempekerjakan orang asing.
Pelatihan Karyawan Lokal : Spesialis asing harus mentransfer pengetahuan mereka kepada karyawan lokal dalam rangka program pelatihan profesional.
6. Jam Kerja dan Liburan
Jam kerja standar : 40 jam per minggu. Ini biasanya 8 jam per hari dari Senin hingga Jumat.
Lembur : Jam kerja melebihi 40 jam per minggu dianggap sebagai lembur dan dibayar dengan tarif lebih tinggi (biasanya 1,5 kali tarif untuk 2 jam pertama dan 2 kali tarif untuk jam berikutnya). Pemberi kerja harus memberitahu karyawan tentang kebutuhan lembur di muka.
Istirahat : Karyawan diberikan istirahat makan siang setidaknya 1 jam setelah 4 jam kerja.
Cuti : Semua karyawan berhak atas setidaknya 12 hari kerja cuti berbayar per tahun, setelah satu tahun penuh bekerja. Karyawan harus memberitahu pemberi kerja tentang rencana cuti mereka setidaknya 7 hari sebelum cuti dimulai.
Jenis liburan tambahan :
Cuti sakit : Karyawan berhak atas cuti sakit berbayar, yang umumnya selama 12 hari per tahun.
Cuti melahirkan : Wanita berhak atas 3 bulan cuti melahirkan (1,5 bulan sebelum persalinan dan 1,5 bulan setelah persalinan).
Cuti orang tua : Setelah melahirkan, wanita berhak atas 2 bulan cuti berbayar untuk merawat bayi baru lahir.
Cuti keluarga : Karyawan dapat mengambil cuti untuk alasan keluarga yang penting, tetapi ini tidak selalu merupakan cuti berbayar dan bergantung pada kebijakan pemberi kerja.
Indonesia juga menyediakan hari libur berbayar pada hari-hari libur nasional, tetapi jumlah hari libur ini dapat bervariasi.
7. Pemberian Sertifikat Karyawan (jika ada)
Di Indonesia, seorang karyawan dapat diberikan Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (dokumen pekerjaan), yang mengonfirmasikan status mereka sebagai karyawan perusahaan. Dokumen ini mirip dengan catatan pekerjaan atau pemberitahuan pengangkatan.
8. Gaji dan Pembayaran Tambahan
Remunerasi : Pemberi kerja wajib membayar karyawan gaji minimum yang ditetapkan oleh otoritas regional. Pembayaran dilakukan setiap bulan atau sesuai dengan prosedur yang ditentukan dalam kontrak kerja.
Gaji ke-13 : Pembayaran wajib, biasanya sebelum Idul Fitri. Pembayaran ini dikenal dengan istilah THR (Tunjangan Hari Raya) dan setara dengan satu bulan gaji untuk karyawan yang telah bekerja lebih dari 12 bulan.
Tunjangan daerah : Tergantung pada daerah, kompensasi tambahan dapat berlaku untuk menutupi biaya hidup.
Para pekerja asing, serta pekerja lokal, berhak atas gaji ke-13 (THR) dan jenis pembayaran lainnya, seperti liburan dan kompensasi daerah.
Aturan dan prosedur umum berlaku untuk orang asing.
9. Pajak dan Pelaporan
Pajak Penghasilan (PPh21) : Dipotong setiap bulan dari gaji karyawan oleh pemberi kerja. Tarif pajak bersifat progresif dan berkisar dari 0% hingga 34% sesuai dengan pendapatan.
Para pekerja asing yang tinggal di Indonesia lebih dari 183 hari per tahun dianggap sebagai penduduk pajak dan harus membayar pajak penghasilan sesuai dengan aturan yang sama dengan orang Indonesia.
Jika tidak merupakan penduduk pajak, penghasilan mereka dikenakan pajak dengan tarif 20% berdasarkan perjanjian internasional untuk menghindari pajak ganda.
Perusahaan harus menyertakan dalam laporan triwulanan LKPM LKPM informasi tentang karyawan yang terdaftar dan pemenuhan langkah-langkah jaminan sosial dan perlindungan kerja.
10. Pemutusan Hubungan Kerja
Jika salah satu pihak memutuskan hubungan kerja sebelum akhir jangka waktu yang ditentukan dalam kontrak untuk periode tertentu (PKWT) (pemutusan kerja sepihak), pemberi kerja wajib membayar kompensasi, yang jumlahnya dihitung berdasarkan periode yang telah dikerjakan karyawan dalam kontrak. (Pasal 17 Peraturan Pemerintah No. 35/2021). Namun, perlu dicatat bahwa seorang karyawan yang memutuskan kontrak sebelum berakhirnya PKWT juga wajib memberikan kompensasi kepada perusahaan yang setara dengan jumlah gaji untuk sisa jangka waktu kontrak PKWT.
Atas inisiatif pemberi kerja : Pemutusan hubungan kerja harus sesuai dengan undang-undang dan pemberi kerja harus memberikan alasan pemutusan (misalnya, pengurangan staf, pelanggaran disiplin). Paling lambat 7 hari kerja sebelum pemutusan, jika pemutusan dilakukan selama masa percobaan, atau paling lambat 14 hari kerja sebelum pemutusan, jika pemutusan tidak terkait dengan penyelesaian masa percobaan.
Atas inisiatif karyawan : Karyawan wajib mengajukan surat pengunduran diri secara tertulis. Diajukan 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri yang direncanakan dan hari kerja sebelum tanggal pemutusan, tetapi jika kedua pihak setuju, karyawan dapat meninggalkan perusahaan sebelum waktu yang direncanakan.
Pemberitahuan pemutusan hubungan kerja harus diberikan secara tertulis dan harus memuat tujuan dan alasan pemutusan, kompensasi pemutusan, serta hak-hak lain karyawan yang timbul dari pemutusan. (Penjelasan Pasal 37 Ayat 3 Peraturan Pemerintah No. 35/2021)
Kompensasi : Pembayaran cuti yang tidak digunakan, tetapi dalam kasus pemutusan atas inisiatif pemberi kerja, kompensasi tambahan seperti pesangon dan pembayaran untuk masa kerja yang lama (jika ada) disediakan.
Orang asing dapat diberhentikan sesuai dengan kontraknya. Namun, pemberi kerja harus memberitahu layanan imigrasi, karena pemutusan kerja memengaruhi status visa kerja dan keberadaan di negara tersebut. Dalam kasus pemutusan, orang asing harus meninggalkan Indonesia, kecuali jika mereka memperoleh KITAS baru atau memperpanjang visa untuk alasan lain.
Pemberitahuan pemutusan tidak diperlukan dari pemberi kerja dalam kasus berikut: (Pasal 151A Undang-Undang Ketenagakerjaan dan Pasal 52 Ayat 3 Peraturan Pemerintah No. 35/2021)
Karyawan diberhentikan atas permintaan mereka sendiri;
Hubungan kerja diakhiri sesuai dengan ketentuan PKWT (kontrak kerja waktu tertentu).
Mencapai usia pensiun sesuai dengan kontrak kerja, peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama (PKB);
Kematian karyawan;
Karyawan melakukan pelanggaran berat yang memerlukan pemutusan segera, sebagaimana ditentukan dalam kontrak kerja, peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama (PKB).
11. Besaran Indemnitas
- Indemnitas Pesangon (Pesangon), menurut masa kerja:
Kurang dari 1 tahun : 1 gaji bulanan
1 ≤ Masa kerja < 2 tahun : 2 gaji bulanan
2 ≤ Masa kerja < 3 tahun : 3 gaji bulanan
3 ≤ Masa kerja < 4 tahun : 4 gaji bulanan
4 ≤ Masa kerja < 5 tahun : 5 gaji bulanan
5 ≤ Masa kerja < 6 tahun : 6 gaji bulanan
6 ≤ Masa kerja < 7 tahun : 7 gaji bulanan
7 ≤ Masa kerja < 8 tahun : 8 gaji bulanan
8 tahun atau lebih : 9 gaji bulanan
- Harga Penghargaan (Uang Penghargaan Masa Kerja) :
3 ≤ Masa kerja < 6 tahun : 2 gaji bulanan
6 ≤ Masa kerja < 9 tahun : 3 gaji bulanan
9 ≤ Masa kerja < 12 tahun : 4 gaji bulanan
12 ≤ Masa kerja < 15 tahun : 5 gaji bulanan
15 ≤ Masa kerja < 18 tahun : 6 gaji bulanan
18 ≤ Masa kerja < 21 tahun : 7 gaji bulanan
21 ≤ Masa kerja < 24 tahun : 8 gaji bulanan
24 tahun atau lebih : 10 gaji bulanan
- Kompensasi pada akhir atau penghentian PKWT dibayarkan kepada karyawan dan dihitung menggunakan rumus : "Jumlah bulan bekerja" dikalikan dengan "gaji pokok" dibagi dengan "12".
- Kompensasi untuk hak yang tidak digunakan (Uang Pengganti Hak) :
Cuti tahunan yang tidak digunakan yang belum kadaluwarsa.
Biaya pemulangan karyawan dan keluarganya ke tempat di mana karyawan dipekerjakan.
Hak-hak lain yang dinyatakan dalam kontrak kerja (PK), peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama (PKB).
Alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan Besaran Kompensasi :
Alasan pemutusan hubungan kerja (PHK) dan besaran kompensasi dapat dilihat di sini.
Untuk pendaftaran kontrak kerja dan pendaftaran karyawan Anda, silakan hubungi kami!