Fallstudie: Wie wir die Position des Customer Support Managers für MyBaliTrips besetzten

"Einen Mitarbeiter in Bali zu finden, ist normalerweise nicht schwierig.
Einen Mitarbeiter in Bali zu finden, der Russisch, Englisch und Indonesisch spricht und 100 Gespräche pro Tag führen kann, ist eine ganz andere Aufgabe."

Genau das war die Anfrage, die wir von MyBaliTrips.

Das Unternehmen benötigte einen Customer Support Manager für sein Büro in Bali - jemanden, der täglich über WhatsApp, Telegram, E-Mail und soziale Medien mit den Kunden kommuniziert.

Auf den ersten Blick sah die Vakanz ziemlich standardmäßig aus. In der Praxis stellten sich die Anforderungen jedoch als weitaus anspruchsvoller heraus.

Die Haupt-Herausforderung: Der Beste Kandidat war in einer anderen Stadt

Zu Beginn der Suche schien die Vakanz relativ einfach zu besetzen zu sein. Der Arbeitsmarkt auf Bali umfasst viele Kandidaten mit Kundendienst-Erfahrung.

Nach dem ersten Screening wurde jedoch klar, dass es deutlich weniger Kandidaten gab, die gleichzeitig alle Anforderungen erfüllten.

Diese Rolle erforderte eine seltene Kombination von Fähigkeiten:

• mehrsprachige Kommunikation

• schnelle Reaktionsgeschwindigkeit

• Fähigkeit, eine große Anzahl von Nachrichten zu bearbeiten

• sorgfältige Aufmerksamkeit bei Terminen und Dokumentation.

Als wir die Suche geografisch erweiterten, stellte sich heraus, dass der stärkste Kandidat in Jakarta war.

Für den Kunden war dies zunächst eine unerwartete Lösung, da das Unternehmen ursprünglich geplant hatte, jemanden einzustellen, der bereits in Bali lebt.

Was bei der Verlegung eines Mitarbeiters berücksichtigt werden muss

In dieser Phase entstand eine neue Aufgabe - die Verlegung des Kandidaten zu organisieren.

In der Praxis kann selbst ein starker Kandidat ein Angebot ablehnen, wenn die Umzugsbedingungen unklar sind.

Um dies zu vermeiden, haben wir einige wichtige Punkte frühzeitig im Prozess besprochen:

• die Bereitschaft des Kandidaten, nach Bali zu ziehen

• der erwartete Arbeitsbeginn

• wie Umzugskosten gehandhabt werden

• Unterstützung während der ersten Anpassungswochen

Diese Details werden oft entscheidend für die erfolgreiche Besetzung einer Vakanz.

Wie der Rekrutierungsprozess funktionierte

Unser Team strukturierte den Rekrutierungsprozess in mehreren Phasen.

Zuerst erstellten wir eine klare und detaillierte Stellenbeschreibung und veröffentlichten die Vakanz auf professionellen Rekrutierungsplattformen.

Dann führten wir eine erste Auswahl auf Grundlage mehrerer Kriterien durch:

• Sprachkenntnisse (einschließlich grundlegendes Russisch)

• Erfahrung in der Bearbeitung von Kundenanfragen

• Fähigkeit im Umgang mit hohem Kommunikationsvolumen

• Aufmerksamkeit für Fristen und Dokumentation

• Stressresistenz

Um die Russischkenntnisse richtig einzuschätzen, nahm ein russischsprachiger Manager aus unserem Team am Vorstellungsgespräch teil.

Am Ende der Auswahlphase erhielt der Kunde eine Shortlist von drei Kandidaten, die die Anforderungen der Position vollständig erfüllten.

Das Ergebnis

Der Kunde wählte letztendlich die zweite Kandidatin auf der Auswahlliste.

Sie arbeitet nun seit vier Monaten mit dem Unternehmen und liefert konsequent starke Ergebnisse:

• Aufrechterhaltung eines hohen Tempos der Kundenkommunikation

• effiziente Verwaltung des täglichen Anfrageflusses

• Helfen dem Team, schnelle Reaktionszeiten aufrechtzuerhalten.

Für das Unternehmen bedeutet dies stabilere Kundenunterstützungsoperationen und eine reduzierte Arbeitsbelastung für das interne Team.

Warum dieser Fall illustrativ ist

Viele Unternehmen, die Büros in Bali eröffnen, konzentrieren ihre Einstellungsbemühungen nur auf den lokalen Talentmarkt.

Tatsächlich kann dies den Pool starker Kandidaten erheblich einschränken.

Wenn eine Rolle mehrere Schlüsselqualitäten gleichzeitig erfordert - wie zum Beispiel:

• Kenntnisse mehrerer Sprachen

• starke Disziplin

• die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten

Der beste Kandidat könnte sich in einer anderen Stadt oder sogar auf einer anderen Insel in Indonesien befinden.

Deshalb beinhaltet eine effektive Einstellungsstrategie oft eine breitere geografische Suche und einen gut geplanten Umsiedlungsprozess.

Wenn Ihr Unternehmen eine Vakanz in Indonesien besetzen muss

Wir helfen Unternehmen bei der Organisation des gesamten Rekrutierungsprozesses:

• Kandidatensuche

• erste Auswahl

• Fähigkeitsprüfungen

• Verhandlung der Arbeitsbedingungen

• Unterstützung beim Arbeitsbeginn des Mitarbeiters

Unser Ziel ist es nicht nur, die Vakanz zu besetzen, sondern einen Spezialisten zu finden, der effektiv in Ihrem Team arbeiten kann.

Sari Desti S. Sianturi
HR-Expertin, Legal Indonesia

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