Case: Bagaimana Kami Mengisi Posisi Manajer Dukungan Klien untuk MyBaliTrips
"Mencari karyawan di Bali biasanya tidak sulit.
Mencari karyawan di Bali yang berbicara bahasa Rusia, Inggris, dan Indonesia dan dapat menangani 100 percakapan per hari adalah tugas yang sama sekali berbeda."
Inilah permintaan yang kami terima dari MyBaliTrips.
Perusahaan membutuhkan Manajer Dukungan Klien untuk kantor mereka di Bali — seseorang yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan klien setiap hari melalui WhatsApp, Telegram, email, dan media sosial.
Sekilas, lowongan tersebut terlihat cukup standar. Namun dalam praktiknya, persyaratan tersebut ternyata jauh lebih menuntut.
Karyawan diwajibkan untuk menangani arus permintaan pelanggan yang besar dan memastikan komunikasi yang konsisten dengan klien perusahaan.
Tugas utama karyawan
Karyawan diwajibkan untuk:
berkorespondensi dengan klien perusahaan di berbagai saluran: WhatsApp, Telegram, email, Instagram, dan Facebook
memproses permintaan yang masuk dalam berbagai bahasa
menganalisis prospek dan membantu dengan terjemahan dan adaptasi informasi untuk klien
memelihara dan memperbarui data dalam sistem manajemen klien
mengumpulkan umpan balik dari klien, menangani keluhan dan kasus negatif
mengkoordinasikan masalah terkait pekerjaan dengan tim dan manajer kantor
Persyaratan wajib untuk kandidat
keterampilan menulis bahasa Inggris yang sangat baik
keterampilan menulis bahasa Indonesia yang sangat baik
bahasa Rusia dasar
1 hingga 3 tahun pengalaman dalam peran serupa
Keuntungan tambahan
Kandidat dengan kualifikasi berikut sangat dihargai:
pengalaman bekerja dengan klien internasional
pengalaman dalam industri pariwisata
pengalaman dengan sistem CRM
kemampuan menangani lebih dari 100 dialog per hari tanpa kehilangan kualitas
ketahanan terhadap stres
perhatian terhadap tanggal dan dokumen
Indikator kinerja utama
Indikator kerja spesifik ditentukan untuk posisi ini:
tanggapan pertama kepada klien dalam waktu 20 menit
tidak ada pesan yang terlewat
tidak ada kesalahan pada tanggal dan tenggat waktu
konversi permintaan yang masuk
pencapaian rencana penjualan bulanan
Kondisi kerja
pekerjaan penuh waktu
jadwal shift sesuai waktu Bali
gaji yang kompetitif
Tantangan Utama: Kandidat Terbaik Berada di Kota Lain
Pada awal pencarian, lowongan ini tampak relatif mudah diisi. Pasar tenaga kerja Bali mencakup banyak kandidat dengan pengalaman layanan pelanggan.
Namun setelah penyaringan awal, menjadi jelas bahwa kandidat yang memenuhi semua persyaratan secara bersamaan jauh lebih sedikit dari yang diharapkan.
Peran ini memerlukan kombinasi keterampilan yang langka:
komunikasi multibahasa
kecepatan respon yang cepat
kemampuan menangani jumlah pesan yang besar
perhatian penuh terhadap tanggal dan dokumentasi.
Ketika kami memperluas pencarian secara geografis, kandidat terkuat ternyata berada di Jakarta.
Bagi klien, hal ini awalnya tampak seperti solusi yang tidak terduga, karena perusahaan awalnya berencana merekrut seseorang yang sudah tinggal di Bali.
Apa yang Perlu Dipertimbangkan Saat Merelokasi Karyawan
Pada tahap ini, muncul tugas baru yaitu mengatur relokasi kandidat.
Dalam praktiknya, bahkan kandidat yang kuat mungkin menolak tawaran jika kondisi relokasi tidak jelas.
Untuk menghindari hal ini, kami mendiskusikan beberapa poin kunci sejak awal proses:
kemauan kandidat untuk berpindah ke Bali
tanggal mulai yang diharapkan
bagaimana biaya relokasi akan ditangani
dukungan selama minggu-minggu pertama adaptasi
Detail ini seringkali menjadi penentu dalam berhasil menutup lowongan.
Bagaimana Proses Perekrutan Berjalan
Tim kami menyusun proses perekrutan dalam beberapa tahap.
Pertama, kami menyiapkan deskripsi pekerjaan yang jelas dan rinci, dan mengumumkan lowongan tersebut di platform rekrutmen profesional.
Kemudian kami melakukan penyaringan awal berdasarkan beberapa kriteria:
keterampilan bahasa (termasuk bahasa Rusia dasar)
pengalaman menangani pertanyaan pelanggan
kemampuan untuk bekerja dengan volume komunikasi yang tinggi
perhatian terhadap tenggat waktu dan dokumentasi
ketahanan terhadap stres
Untuk menilai kemampuan berbahasa Rusia dengan baik, seorang manajer berbahasa Rusia dari tim kami ikut serta dalam proses wawancara.
Di akhir tahap penyaringan, klien menerima daftar pendek dari tiga kandidat yang memenuhi semua persyaratan posisi tersebut.
Hasilnya
Klien akhirnya memilih kandidat kedua dalam daftar pendek.
Dia telah bekerja dengan perusahaan selama empat bulan dan secara konsisten memberikan hasil yang kuat:
mempertahankan kecepatan komunikasi klien yang tinggi
mengelola aliran permintaan harian dengan efisien
membantu tim mempertahankan waktu respons yang cepat.
Bagi bisnis, ini berarti operasi dukungan klien yang lebih stabil dan beban kerja yang lebih sedikit untuk tim internal.
Mengapa Kasus Ini Menjadi Ilustrasi
Banyak perusahaan yang membuka kantor di Bali hanya memusatkan usaha perekrutan mereka pada pasar tenaga kerja lokal.
Dalam kenyataannya, ini bisa secara signifikan membatasi jumlah kandidat yang kuat.
Ketika peran membutuhkan beberapa kualitas kunci sekaligus — seperti:
pengetahuan tentang berbagai bahasa
ketertiban yang kuat
kemampuan bekerja dalam lingkungan yang cepat
kandidat terbaik mungkin berada di kota lain atau bahkan di pulau lain di Indonesia.
Oleh karena itu, strategi perekrutan yang efektif sering kali melibatkan pencarian geografis yang lebih luas dan proses relokasi yang direncanakan dengan baik.
Jika perusahaan Anda membutuhkan untuk mengisi lowongan di Indonesia
Kami membantu perusahaan mengatur proses rekrutmen karyawan yang lengkap:
pencarian kandidat
seleksi awal
pemeriksaan keterampilan
negosiasi kondisi kerja
mendukung awal pekerjaan karyawan
Tujuan kami bukan hanya untuk mengisi lowongan tetapi menemukan spesialis yang dapat bekerja secara efektif dalam tim Anda.
Sari Desti S. Sianturi
Pakar HR, Legal Indonesia
